01 Over de klant
Elektromechanische service vanuit de Antwerpse haven
Electro Partners NV is een elektromechanisch reparatie- en servicebedrijf op de Noorderlaan in Antwerpen. Het bedrijf onderhoudt, herstelt en levert elektromotoren, generatoren en schakelaars voor de maritieme sector en de zware industrie.
Drie activiteiten komen samen onder één dak. Een atelier van 2.400 m2 met een tiental technici voor de overhaul van elektrische machines. Een field service-team dat aan boord van schepen en bij industriële installaties tussenkomt, in België en Nederland. En de verkoop van nieuwe elektrische componenten en onderdelen.
Met minder dan 30 medewerkers is dat een compacte organisatie met een opvallend brede technische scope.
02 De uitdaging
Administratie remde de groei af
- 1De software dateerde uit de jaren negentig en draaide op een Windows 98-server.
- 2Een bijlage toevoegen aan een e-mail was niet mogelijk.
- 3Werkbonnen, urenstaten en projectopvolging gebeurden grotendeels op papier, verspreid over atelier, field service en verkoop.
- 4Er was geen centraal zicht op wie waar aan het werk was, wat een interventie werkelijk kostte of wat er nog op voorraad lag.
- 5Om de administratieve achterstand op te vangen, moest er een tijdelijke administratieve kracht bij.
Kern van de complexiteit
Dat laatste was het signaal. Het verouderde systeem remde de groei af in plaats van ze te ondersteunen. Een extra interim-kracht loste een symptoom op, geen oorzaak.
03 De complexiteit
Drie activiteiten moesten één werkende flow worden
Electro Partners heeft geen rechtlijnige flow. Drie zaken maakten dit project uitdagend.
Drie activiteiten, één systeem. Atelierherstellingen, field service op locatie en de verkoop van nieuwe onderdelen moesten samenkomen zonder dat technische data, planning en voorraad elk hun eigen eiland bleven.
Herstelling, voorraad en facturatie lopen door elkaar. Eén herstelling kan tegelijk onderdelen uit voorraad vragen, een technicus ter plaatse vereisen en gefactureerd worden op basis van effectief gepresteerde uren. Drie processen die voorheen los van elkaar en grotendeels manueel verliepen.
Werken over de grens. Technici komen zowel in België als in Nederland tussen. Ze moesten hun planning en werkbonnen ook onderweg kunnen raadplegen en bijwerken.
04 De aanpak van OBS
Standaard waar het kon, persoonlijk begeleid
01
Eerst de werkelijke werking in kaart
De bestaande werking was vaak informeel en gebaseerd op ervaring. Die is eerst uitgeschreven, vóór er ook maar één module geconfigureerd werd.
02
Standaard Odoo, geen drie keer maatwerk
OBS koos er bewust voor om zoveel mogelijk standaard te werken, in plaats van voor elk van de drie activiteiten apart iets te bouwen. Minder maatwerk betekent minder onderhoud.
03
Eén vaste verantwoordelijke, wekelijks contact
OBS-consultant Max begeleidde het traject van begin tot einde, met wekelijkse contactmomenten.
04
Kort op de bal
Die persoonlijke opvolging gaf voor Managing Director Kim De Meyer mee de doorslag om met OBS Solutions in zee te gaan.
"Door Odoo hebben we een administratieve interim functie volledig kunnen schrappen."
05 De oplossing
Van herstellingsaanvraag tot factuur in Odoo
Verkoop en CRM
Offertes, verkoopopvolging en klantenbeheer in één centraal systeem.
Planning en urenstaten
Werkschema's voor technici in het atelier en op locatie, met registratie van effectief gepresteerde uren.
Voorraad en aankoop
Onderdelen en herstelmateriaal opvolgen, van bestelling tot gebruik in een interventie.
Facturatie
Correcte doorrekening van uren en materiaal, per klant en per project.
Website
Ook de eigen bedrijfswebsite van Electro Partners draait vandaag op Odoo.
Alles zit in hetzelfde systeem, van een binnenkomende herstellingsaanvraag tot de uiteindelijke factuur. Omdat de modules op elkaar aansluiten, moet data maar één keer ingegeven worden. Ze is meteen zichtbaar voor wie ermee moet werken, van technicus tot verkoper tot boekhouding.
- Odoo
- ERP-implementatie
- Maritiem
- Industriële maintenance
- Field service
- KMO
- Vaste prijs
06 Het resultaat
Groei zonder extra administratie
- Groei zonder extra personeel. De verkoop nam merkbaar toe, zonder dat daar bijkomende medewerkers voor nodig waren.
- Automatische planning. Technici krijgen een automatisch overzicht van hun werk, in plaats van manueel uitgewisselde werkbonnen.
- Nauwkeurigere nacalculatie. Project- en interventiekosten worden preciezer berekend, wat een correctere doorrekening aan de klant mogelijk maakt.
- Lagere voorraadkosten. Beter voorraadbeheer leidde tot een merkbare kostenvermindering op onderdelen en stock.
- Snellere onboarding. Nieuwe medewerkers zijn sneller operationeel doordat alle informatie centraal en overzichtelijk staat.
"Als een tevreden klant zou ik Odoo-ERP en OBS Solutions als implementatiepartner aanbevelen aan elke ondernemer die op zoek is naar succes en gemoedsrust."
07 Is dit herkenbaar?
Combineer je atelier, field service en verkoop?
Deze case is herkenbaar voor elk technisch dienstenbedrijf dat meerdere activiteiten combineert: een atelier, een team op verplaatsing en verkoop of onderdelenlevering. Zeker als je nog op verouderde of losstaande systemen draait en je groei ziet afgeremd worden door administratie.
De uitkomst toont dat je met goed geconfigureerde standaard Odoo een volledige functie kan schrappen, zonder in te boeten op controle over planning, voorraad of facturatie.